Règlement
1 Préambule
Le présent règlement fait partie du contrat entre l’exposant et le comité d’organisation de Securitexpo.
Le dossier exposant comprenant notamment des dispositions particulières relatives aux éléments pratiques liés au bon déroulement de la collaboration entre l’exposant et l’organisateur, avant, pendant et après Securitexpo sera remis en temps voulu aux entreprises inscrites.
2 Conditions d’admission
Les produits désignés par le comité d’organisation de l’exposition seront admis à ce salon.
Le comité d’organisation décide seul de l’admission ou de la non-admission d’entreprises et/ou du matériel à exposer. L’exposant doit donner, en annexe au contrat, une description détaillée des produits qu’il a l’intention de présenter. Aucun recours, déposé par un exposant ou par un tiers, contre l’admission ou la non-admission d’une entreprise et/ou de produits ne sera accepté. La confirmation de l’admission et de l’emplacement définitif sera envoyée sous pli non recommandé.
La sous-location n’est pas autorisée, sauf accord formel écrit du comité d’organisation de l’exposition.
Si, après conclusion du contrat, l’exposant veut se retirer de l’exposition, les indemnités suivantes, payables au comité d’organisation de l’exposition, sont admises comme étant convenues:
-en cas de retrait jusqu’au 31 mars 2012: 1/3 de la location du stand;
-en cas de retrait du 1er avril et jusqu’au 30 avril 2012: 2/3 de la location du stand;
-en cas de retrait après le 30 avril 2012 et jusqu’au début de l’exposition, la totalité de la location du stand sera facturée.
L’exposant est dispensé du versement des indemnités citées ci-dessus, lorsqu’il est en mesure de présenter au comité d’organisation de l’exposition, dans les 14 jours après son retrait, et pour la superficie complète du stand, un exposant encore non-inscrit qui remplit entièrement les conditions d’admission stipulées au point 2. La résiliation du contrat d’exposant entraîne l’exclusion de tout droit vis-à -vis du stand convenu ou confirmé.
3 Attribution de stand
L’emplacement des stands est défini par l’organisateur et les souhaits de placement des exposants sont pris en considération dans la mesure du possible, mais ne peuvent être reconnus comme condition à la participation. Un plan d’intention des stands vous parviendra 30 jours avant la manifestation et sera définitif et accepté 15 jours avant l’événement. En cas de demande de réduction de la surface du stand par l’exposant après l’envoi définitif des stands, le règlement de la facture avec la surface initiale sera exigé.
4 Assurance
Une assurance responsabilité des sociétés, clubs et organisateurs de manifestation a été conclue, comprenant également les conditions générales complémentaires. Cette assurance couvre la responsabilité fondée sur les dispositions légales en matière de responsabilité civile encourue par l’entreprise désignée dans la police, du fait de :
- mort, blessures ou autres atteintes à la santé de personnes (lésions corporelles) ;
- destruction, détérioration ou perte de choses (dégâts matériels)
5 Location de l’emplacement du stand
Le prix de location comprend l’éclairage général et le chauffage de la tente du premier jour d’installation au dernier jour de démontage.
6 Cas de force majeure
En cas de force majeure, telle qu’incendie, intempéries, grève, guerre, désordres ou d’autres circonstances quelconques pouvant compromettre la tenue régulière de l’exposition pendant les dates fixées, le comité d’organisation de l’exposition est autorisé à la différer, à l’annuler, à en abréger ou à en prolonger la durée. En de tels cas d’exceptions justifiés, les exposants ne peuvent ni se désister, ni réclamer des dommages et intérêts. De plus, aux mêmes conditions, l’organisateur est autorisé, en cas d’inscriptions insuffisantes de différer voire d’annuler l’exposition.
En cas d’annulation, les arrhes versées seront remboursées, sans intérêt.
7 Echéances
Les frais de location des stands sont payables conformément aux prescriptions du contrat. Les frais pour toutes prestations annexes sont à payer dans un délai de 30 jours, sans escompte.
8 Responsabilité civile, prévention des accidents
L’exposant est obligé de munir les machines et appareils qui sont exposés et en opération à son stand des dispositifs de sécurité en conformité avec les prescriptions existantes (lois, ordonnances, directives et normes). L’exposant est responsable des dommages aux personnes et biens qui résulteraient de la construction de son stand ou de ses objets exposés. Le comité d’organisation de l’exposition ne prend pas de responsabilité à ce sujet.
9 Conception du stand
La hauteur maximale du stand à l’intérieur est de 3 mètres. (Une circulaire d’information sur les «prescriptions particulières pour l’aménagement des stands» sera envoyée en temps utile aux exposants). En règle générale, l’aménagement du stand s’effectue selon les désirs de l’exposant; le comité d’organisation de l’exposition est toutefois en droit de fermer les stands dont l’aménagement manque de soin ou de professionnalisme et nuit à la présentation générale de l’exposition. La publicité politique est interdite aux stands. Le niveau de bruit de chaque stand est à limiter de façon que les voisins de stand ne soient pas incommodés. Il est défendu de forer des trous dans le sol. Pour la construction du stand seul du matériel difficilement inflammable pourra être employé.
10 Acheminement, montage de matériel lourd, protection du matériel appartenant à l’exposition
L’exposant est tenu d’indiquer, déjà sur le contrat, tout matériel lourd (plus de 500 kg/m2). L’exposant est responsable et tenu de réparer tout dégât infligé au sol de l’esplanade, s’il fait transporter du matériel lourd, sans en avoir informé à temps le comité d’organisation. Dans son propre intérêt, l’exposant présentera au comité d’organisation de l’exposition un plan à l’échelle de son stand, afin que les infrastructures et les raccordements nécessaires soient posés à temps et avec le calibrage adéquat. L’exposant est par ailleurs responsable des salissures du sol et des dommages généraux subis suite à des négligences et/ou des moyens de transport inappropriés.
11 Droit applicable et for juridique
Toutes les relations juridiques entre les exposants et l’organisateur sont soumises au droit suisse. Le for exclusif est celui du lieu d’établissement de l’organisateur.
Les textes de l’information générale du contrat et du règlement faisant foi sont les textes en français.
Neuchâtel, le 10 juin 2011
